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時間のムダを削減!サクサク会議を進めるための時短術4選

会議の時短術、教えます

1日を見直すと一番ムダが多い時間は、実は社内会議にあるというビジネスパーソンも多いのではないでしょうか?社内会議は自分の采配で進めることはなかなか難しいものですが、会議を早く終わりたいと思っている方は出席者の中にも多いはずです。

筆者はかつての職場において、よく会議の進行をつとめてきました。また、同じように進行をよく担当する社員とはいろいろな情報共有につとめ、会議の時短に取り組んだものです。一日の中において、少しでも時間を捻出するための「サクサク会議を進める工夫」についてご紹介します。

会議の進行役をかって出る

取締役会などの上層部会議は別として、自分が出席する通常行われる会議においては、できる限り進行役をかって出ることをおすすめします。一見、面倒なようですが、これをやることによって、会議自体をコントロールできるようになります。

また、同じように「効率よく会議を進めたい」という志を持つ仲間を見つけて、連携をとっていくことも重要です。

議事を事前に集める

たとえ、定例会議であっても、その時間内で何を決めるのか、議題を事前に集めておくことも大切です。仮に、何も議題が集まらなければ、その会議の中止を呼びかけてもよいかもしれません。

そして、議題については、報告なのか、検討事項なのか、相談なのか。そして、その納期を記載しておくと、時間内において何を優先して決めていくべきかが一目瞭然です。

議題は事前に出席者に配信し、自分で目を通しておいてもらうようにします。それだけでも白紙の状態で会議を始めるよりも、建設的に会議をスタートできます。

進行者がホワイトボードを使って会議のイニシアチブをとる

会議, 効率, 時短術 (写真=Thinkstock/GettyImages)

今回おすすめするのは、会議で進行をする人物が、ホワイトボードの板書をするということです。

管理職が会議を進行して、ホワイトボードの板書を若手社員や部下にさせる会議がありますが、会議の内容が分かっている人物が板書しないと、後で見たときに的外れな内容になってしまうケースがよくあります。せめて進行者と板書する人物は同じくらいのスキルを持ち、考え方の共有ができている同士であることが鉄則です。

ホワイトボードは会議の中身や行く末をコントロールできます。そこに書かれていることが決定事項になり、今後の方向性につながっていきます。視覚的に見た言葉や図というものは想像以上に、全員で共有する物事へと進展します。

また、私が見てきた限り、ホワイトボードを使って会議を進行する人物は、その会社や部署において重要なポジションについていく傾向があります。会議のイニシアチブをとるという行動は、ひいては会社を動かすことにつながるのかもしれません。

また、よほどの公式会議でない限りは、会議後にホワイトボードの画像を撮り、参加者に配信することで議事録代わりにすることもできます。議事録を作成する時間は意外とあなどれません。これも時間短縮につながります。

ふせんや模造紙を駆使して、参加者全員を会議に巻き込む

この手法も既によく使われている手法ではありますが、納期があり、アイディアをどうしても出さなくてはならない会議や、クリエイティブな会議において有効です。座ったままの会議は、多くの出席者が傍観者になりがちです。意見が滞りがちな状況でも、何かを書く、貼るといった行為が1つ入ることで、全員がある程度は主体的になれる、分かりやすい方法です。

また、ふせんでマップを作ったり模造紙に記載したりといった方法は、ホワイトボードと同様に、視覚をもって全員で共有できます。記録としても残りますので、名前を記載してもらえば、誰が何を提案したのか、後で見た時にも一目瞭然です。もちろん、画像として配信すれば、これも議事録代わりになりえます。

ちょっとした工夫で効率アップ

時間のロスが多く、面倒に感じることが多い会議ですが、情報共有という意味では必要な場合もあります。より効率的にサクサクとムダのない会議を進めるためにも、ちょっとした工夫を心がけていきたいものですね。

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