(写真=Thinkstock/Getty Images)

あなたの忙しさはウソだった!?「仕事量」が変わる手帳術

マンスリーカレンダータイプの手帳に潜む落とし穴

スマホでもスケジュール管理できる昨今、皆さんはどんな手帳を使っていますか? 

じつは、手帳の選び方ひとつで、時間の使い方が変わってしまうかも。さらに「付箋」の活用で、時間の使い方がもっと上手になるかもしれません。

「あな吉手帳術」の浅倉ユキさんに聞きました

フリーライターの筆者には、何年かおきに料理研究家の浅倉ユキさんに取材をさせていただく機会がありました。

浅倉さんは、料理などの効率のいい段取りを考えることが発端となり、「手帳術」講座を起ち上げ、今では日本時間管理術協会の代表理事でもあります。

取材していて衝撃的だったのが、「カレンダータイプ手帳」の落とし穴でした。

カレンダーのマスが埋まると「忙しい」と勘違い

「カレンダータイプの手帳を使っている人は要注意なんですよ」と浅倉さん。

1万人以上が実践している時間管理のセミナーで、参加者はまず、普段使っている手帳に予定を書き込みます。

すると、見開きページに1カ月分の予定を書き込むカレンダータイプの手帳を使っている人は、あっという間にマスがいっぱいになります。

ところが次に、1日分の予定を時間単位で書き込むホリゾンタルタイプの手帳に書き込んでもらうと、空白が目立つようになります。

「ここで皆さん、『空き時間がこんなにあったの?』とびっくりされるんです」(浅倉さん)

カレンダータイプを使うと、「忙しい」と感じやすいワケ

月間カレンダータイプの手帳は、1カ月が一目で分かるなど便利ですが、省スペースであるだけに、「私って忙しい」という思い込みも生み出してしまうんですね。

月間カレンダータイプの手帳を使っている人は、一度、ホリゾンタルタイプに予定を書き写してみましょう。空き時間を集めれば、たとえ30分でも勉強や趣味に上手に活用できるかもしれませんよ!

時間どろぼうの正体は、見えない「タスク」だった

……というところで話は終わりません。

「手帳に空き時間はあっても、本当に忙しいんです!」
セミナー参加者にはそんなモヤモヤした気持ちが残るのだとか。実はそれ、正しいのです。

「私たちがやることには『スケジュール』と『タスク』があります」と浅倉さん。

仕事なら「会議が入った」「営業に行く」、プライベートなら「食事に行く」「合コンに参加」など、あらかじめ決まっていて自分では動かせない予定が「スケジュール」。

一方、「タスク」とは、仕事では「資料作成」や「アポ取り」、プライベートでは「洗濯」や「買い物」などの、自分でやるべきことです。私たちの日常は、この見えない「タスク」が山盛りになっています。

手帳がスカスカなのに忙しいのはなぜ?

主婦は本当に忙しいのに、なぜ手帳に書くと予定がスカスカになってしまうのか?

そんな疑問から、浅倉さんの「手帳術」は始まりました。その答えが、家事や育児での多すぎる「タスク」だった、というわけです。(参考:あな吉手帳術

浅倉さんの手帳術は、付箋に「タスク」を書き出して、スケジュール変更に応じて貼り替えていくところがポイントです。

セミナーでも、自分がやるべきこまごまとした「タスク」を書いた付箋を手帳に貼っていくと、ホリゾンタルタイプのマス目もあっという間に埋まり、「やっぱり忙しかった」と皆さん納得するそう。

けれども、空き時間を把握して「タスク」を書き出すことで、自分の時間が「見える化」できます。予定をドタキャンされて時間が空いたら、優先順位の高い「タスク」をすかさず入れます。これが、自分の時間をコントロールするための第一歩です。

手帳術があったから、子育てしながら働けた

料理と手帳術で数多くのセミナーを主催、料理家として年に5冊もの本を出版したこともあり、さらに3人の子のママでもある浅倉さんは「手帳術がなかったら、この働き方は難しかった」と語ります。

あな吉, 手帳, タスク, スケジュール管理, 時間管理術, 浅倉ユキ (写真=Thinkstock/GettyImages)

手帳術はここで語り尽くせるものではありませんが、ここでご紹介したエッセンスを参考に、スケジュールとタスクの「見える化」から始めてみてはいかがでしょう?

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